Aktivity zaměstnanců může zaměstnavatel na pracovišti monitorovat s využitím řady moderních technologií. Příčinou takového postupu zaměstnavatele může být ochrana jeho majetku (kontrola pomocí kamerového systému), kontrola výkonnosti zaměstnance (sledování aktivit zaměstnanců na internetu) nebo ochrana života a zdraví zaměstnavatele a zaměstnance (systém GPS). Na druhou stranu musí zaměstnavatele respektovat garantované právo na ochranu soukromí a do tohoto práva nezákonně nezasahovat.
Zákoník práce v ust. § 316 odst. 1 stanovuje, že zaměstnanec nesmí bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky ani jeho telekomunikační zařízení. V rámci realizace ochrany je dodržování tohoto zákazu zaměstnavatel oprávněn přiměřeným způsobem kontrolovat. Přiměřenost této kontroly spočívá především v tom, jak je uvedeno v odstavci druhém a třetí zde uvedeného ustanovení zákoníku práce, že zaměstnavatel nesmí bez závažného důvodu narušovat soukromí zaměstnance, a to tím, že podrobuje zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu jeho telefonických hovorů, kontrole elektronické pošty nebo kontrole listovních zásilek adresovaných zaměstnanci.
Zásada přiměřenosti je obecnou zásadou. Mimo této zásady je zaměstnavatel povinen dodržovat zásadu proporcionality, zásadu legitimity a zásadu legality. Cílem těchto zásady je zajištění, že monitoring zaměstnanců nemá bezdůvodně zasahovat do práva zaměstnance na soukromí. Zaměstnavatel musí mít pro zavádění jakéhokoliv monitoringu vážný důvod spočívající ve zvláštní povaze jeho činnosti. Nejdůležitější povinností zaměstnavatele je povinnost zaměstnance o monitoringu předem a náležitým způsobem informovat.
Zaměstnavatel se při používání monitorovacích zařízení často stává správcem osobních údajů zaměstnanců. Například se může se jednat o ukládání nahrávek z kamerového systému. Zaměstnavatel musí postupovat s platnou právní úpravou pro ochranu osobních údajů a jeho povinností je, striktně tato pravidla dodržovat.
Monitoring elektronické komunikace
Pokud je e-mailová adresa zaměstnance vedena na tzv. free-mailovém serveru (například centrum.cz, gmail.com), je tato adresa vždy považována za soukromou. Zaměstnavatel takovouto e-mailovou adresu může otevřít a přečíst pouze výjimečně, musí prokázat zájem ochrany svých práv. Např. z předmětu zprávy musí být patrné, že se jedná o pracovní email.
E-mailová adresa může být složena ze jména a příjmení zaměstnance (např. karel.novak@doména.cz). Přijaté zprávy na tuto adresu lze považovat také za soukromou elektronickou poštu. Oproti tomu emailová adresa s názvem info@doména.cz je vždy považována za pracovní elektronickou adresu. Pokud zaměstnanec takovouto adresu spravuje, nemůže očekávat, že soukromí bude zachováno.
Hodlá-li zaměstnavatel sledovat komunikaci svých zaměstnanců, nepostačuje pouhý zákaz používání pracovních pomůcek. Vždy musí být zaměstnanec předem informován o rozsahu a možnostech plánovaných kontrol dodržování vydaného zákazu. Zaměstnavatel také potřebuje legitimní důvod k provedení kontroly. Tato kritéria pro kontrolu vychází z judikatury evropského soudního dvora.
Sledování aktivity zaměstnanců na internetu
Tato problematika byla řešena před Nejvyšším soudem ČR a Ústavním soudem ČR, kdy tyto soudy dospěly k následujícím závěrům. Byla akceptována kontrola pohybu zaměstnance na internetu za účelem zjištění, zda zaměstnanec respektuje (a pokud nerespektuje, tak v jaké míře) zákaz používat výpočetní techniku zaměstnavatele pro svojí osobní potřebu. Cílem kontroly není zjišťování obsahu prohlížených stránek, ale jen to, zda zaměstnanec respektuje stanovený zákaz zaměstnavatele o používání počítače pro soukromé účely. V takovém případě jde o kontrolu přiměřenou a přípustnou. Je tedy možné říct, že zakazuje-li zaměstnavatel používání internetu na pracovišti pro osobní účely, může zaměstnavatel legálně provádět namátkové kontroly dat s cílem ověřit, zda zaměstnanci využívají internet pouze pro účely práce.
Míra kontroly by měla být přiměřená a omezená, aby odpovídala sledovanému účelu. Zaměstnavatel by měl zvolit takové metody, které budou k dosažení požadovaného účelu co nejméně invazivní a výsledky kontroly by měl zaměstnavatel vždy použít jen k původnímu účelu kontroly.
Monitoring pohybu zaměstnanců – jízda služebním vozidlem
K této problematice přijal Úřad na ochranu osobních údajů stanovisko, že monitorování služebních vozidel při pracovních cestách pomocí GPS lokátorů, v rozsahu a způsobem potřebným pro ochranu a správu majetku, je oprávněným zájmem zaměstnavatele.
Zaměstnavatel může současně umožnit zaměstnanci využívat vozidla i k soukromým účelům. Jde o určitý druh benefitu, který se bude řídit dohodou o použití vozidla. V této dohodě by měla být upravena vzájemná práva a povinnosti a zaměstnanec má být upozorněn, že vozidlo je opatřeno GPS lokátorem.
Obecně je však zastáván názor, že pokud si zaměstnanci mohou své cesty organizovat dle vlastního uvážení, nebo je-li účelem zpracování údajů pouze sledování práce zaměstnance, a tato by mohla být sledována i jiným způsobem, bude zpracování takových údajů nadbytečné. Zaměstnavatel musí zajistit, aby získané údaje nebyly použity k nelegitimním účelům. Takovým účelem by mohlo být např. sledování a hodnocení zaměstnanců. Efektivním opatřením k zajištění zákonnosti monitoringu zaměstnanců prostřednictvím GPS může být tzv. opt-out, což je možnost dočasného vypnutí sledovacího zařízení. Bude se jednat zejména o případy, kdy zaměstnanec používá služební vozidlo pro soukromé účely. Zaměstnanec tak sám aktivně může chránit údaje, které považuje za citlivé.
Je nutné zdůraznit, že zaměstnavatel je oprávněn u monitoringu prostřednictvím GPS lokátorů zpracovávat získané údaje pouze v rámci účelu, pro který byly získány. Legitimním účelem v tomto případě může být zejména (i) ochrana a správa vlastního majetku; (ii) vedení evidence jízd (knihy jízd); (iii) prokázání bezpečnostních přestávek zaměstnanců apod. Monitorování nemůže vést k intenzivní nebo permanentní kontrole fyzického pohybu zaměstnanců, která by byla v rozporu se zákonem.
Kamerové systémy
Podle vyjádření Státní úřadu práce jsou kamerové systémy nejčastějším nástrojem k zabezpečení majetku zaměstnavatele. Tento nástroj však v sobě skrývá značně zvýšené riziko porušení soukromí zaměstnanců.
Monitoringem zaměstnanců pomocí kamerových systému se také věnoval Evropský soud pro lidská práva, který považuje za důležité uplatňovat zásadu proporcionality. To znamená, že je nutné v individuálních případech posuzovat, které právo je víc chráněno. Zdali právo zaměstnance na soukromí nebo právo zaměstnavatele na ochranu majetku. Zaměstnavatel nesmí při pouhé domněnce obecného podezření (např. možná krádež v samoobsluze) instalovat kamery, aniž by zaměstnance o těchto kamerách informoval. Zaměstnavatel musí při zavedení kamerového systému stanovit účel monitoringu. Tento účel musí korespondovat s jeho důležitými a právem chráněnými zájmy, kterých nelze dosáhnout jinak, např. instalací alarmu. Změstnavatel tak nemůže pod záštitou „oprávněného zájmu“ ochrany majetkových práv využít záznamy z kamerového systému např. pro zkoumání pozdních příchodů zaměstnance a následné skončení pracovního poměru.
Mohou nastat v praxi případy, kdy oprávněný zájem zaměstnavatele převáží zájmem zaměstnance na jeho soukromí. K tomu se přiklonil Ústavní soud v rozhodnutí ze dne 1. ledna 2019, sp. zn. I. ÚS 3900/18, když uvedl, že kamerové záznamy lze ve světle zásady přiměřenosti použít jako důkazní prostředek v řízení o neplatnosti výpovědi, pokud právo zaměstnavatele, který chování dotčeného zaměstnance zachytil (zejména právo na spravedlivý proces) převáží právo na soukromí zaměstnance.
Monitorování pracoviště zaměstnanců kamerovým systémem může také vyplývat přímo ze zákona – např. ze zákona o hazardních krách.
Nezákonné kamerové monitorováním bude takové, při kterém jsou monitorovány soukromé prostory zaměstnanců, typicky například toalety nebo převlékárny.
Sankce
Kontrolu neoprávněného monitoringu vykonávají orgány inspekce práce a Úřad na ochranu osobních údajů.
Za porušení ustanovení § 316 odst. 2 a 4 zákoníku práce mohou orgány inspekce práce uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 1 000 000 Kč. Za porušení v ustanovení § 316 odst. 3 zákoníku práce poté pokutu až do výše 100 000 Kč.
Podle nového zákona o zpracování osobních údajů hrozí sankce za porušení zákona 1 000 000 Kč až 5 000 000 Kč.
Nezákonný monitoring zaměstnavatele může v některých případech naplnit skutkové podstaty trestných činů proti právům na ochranu osobnosti, soukromí a listovního tajemství.
